Gastbeitrag: Mitarbeiter-Effizienz steigern wie Lowe’s, Bonita und Vera Bradley
Moderne Technologien sind unverzichtbar für Unternehmen, die im schnelllebigen Umfeld des Handels einen Wettbewerbsvorsprung erreichen wollen. Denn digitale Lösungen und die Entwicklung von KI und Automatisierung sollen zu mehr Effizienz beitragen. So beziffert eine McKinsey Studie den möglichen weltweiten Produktivitätszuwachs allein von generativer Künstlicher Intelligenz auf 2,6 bis 4,4 Milliarden US-Dollar. Nicht zu unterschätzen ist das Potenzial von digitalen Tools, die die Produktivität im Einzelhandel erhöhen: Beispielsweise steigerte das amerikanische Modeunternehmen Vera Bradley die termingerechte Erledigung von Unternehmensaufgaben von 40 auf 95 Prozent – mit der auf Effizienz ausgelegten Lösung Workcloud Task Management von Zebra.
Die vorhandenen Mitarbeiter zu entlasten und ihre Effizienz mit digitalen Lösungen zu steigern, ist derzeit ein zentrales Thema im Einzelhandel, denn der Fachkräftemangel liegt weltweit auf einem Höchststand: Deutschland teilt sich im internationalen Vergleich den Platz 2 mit Griechenland und Israel und liegt damit über dem globalen Durchschnitt. 82 Prozent der deutschen Unternehmen kämpfen mit offenen Stellenbesetzungen, so eine aktuelle Studie der Manpower Group.
Weitere Herausforderungen bestehen darin, dass immer genügend Mitarbeiter auf der Fläche sein sollen, um einer wechselnden Kundennachfrage gerecht zu werden. Einzelhandels-Unternehmen stehen unter massivem Druck, sich an neue Situationen anzupassen und sich gegenüber ihren Mitbewerbern zu positionieren. Den Mitarbeitern kommt dabei eine besonders wichtige Rolle zu, denn oft entscheiden sie über die Kundenzufriedenheit mit einer Marke.
Personalbedarf an Kundennachfrage ausrichten
Wie sieht die heutige Realität im Einzelhandel in Bezug auf diese Herausforderungen aus? Aufschluss gibt die 16. Jährliche globale Kundenstudie von Zebra, in der 4.200 Einzelhändler befragt wurden.
Der Studie zufolge sagen mehr als die Hälfte der Mitarbeiter im Einzelhandel (61 Prozent), dass sie wegen zu vieler Routineaufgaben zu wenig Zeit für die Kunden haben. Das spiegelt auch die Seite der Kunden wider, denn auf der Kundenseite zeigen Ergebnisse, dass 63 Prozent der Kunden unzufrieden sind, weil zu wenig Hilfe durch Mitarbeiter in den Filialen bereitsteht. Insgesamt 38 Prozent der Einzelhändler sehen daher einen wichtigen Erfolgsfaktor darin, den Personalbedarf an die Kundennachfrage anzupassen.
Drei Wege zur Maximierung der Einzelhandelseffizienz
Es besteht somit dringender Handlungsbedarf. Unternehmen müssen auf Prozessautomatisierung und Tools für eine verbesserte Arbeitsplatzerfahrung setzen. Nur so können ihre Mitarbeiter wirklich effektiv arbeiten.
Zebra hat drei effiziente Technologien identifiziert, mit denen Handelsunternehmen ansetzen können:
1. Mehr Aufgaben umsetzen mit Task Management
Einzelhandels-Unternehmen werden mit Anforderungen von innen und außen in ihren Filialen überflutet. Wochenpost, E-Mail, Messenger – die Informationen kommen auf diversen Wegen und müssen gesichtet und verteilt werden. Gleichzeitig bemühen sie sich, den Kunden ein bestmögliches Einkaufserlebnis zu bieten.
In der aktuellen 16. globalen Kundenstudie von Zebra sagen 79 Prozent der Einzelhandelsmitarbeiter, dass sie automatisch vorgegebene Aufgaben vorziehen, um den Tag zu bewältigen und zu versuchen, die richtigen Aufgaben zu erledigen. Mehr Mitarbeiter auf der Fläche zu haben, bessere Kundenbetreuung und die Entlastung von weniger wichtigen Aufgaben, ist das Ziel einer Aufgabenmanagementlösung wie Workcloud Task Management von Zebra.
Aufgabenflut bewältigen
Task Management hilft Unternehmen dabei, bessere Ergebnisse zu erzielen: Filialleiter erstellen mit dem Tool Aufgabenlisten für unternehmensweite, regionale und tägliche Aufgaben. Diese werden automatisch nach Prioritäten sortiert und an die Mobilgeräte der Mitarbeiter gesendet. Auf einen Blick ist damit sichtbar, welche Aufgaben als erstes zu erledigen sind. Mitarbeiter können systematisch arbeiten und sind somit effizienter, was Zeit spart und dem Umsatz zugute kommt.
Mit der Übersicht über Abschlussbenachrichtigungen ist sichergestellt, dass Teams zuerst erledigen, was erledigt werden muss. Filialleiter können den Aufgabenstatus in Echtzeit einsehen und sind so jeweils im Bilde, wie weit die Umsetzung vorangeschritten ist. Die Lösung bietet eine umfassende Optimierung, um die Effizienz zu steigern. Einzelhändler erhalten alles, was die Mitarbeiter zur Verbesserung der Ausführung benötigen, einschließlich Rundgänge und Audits in der Filiale, standardisierte Checklisten und mehr.
Bonita strukturiert Aufgaben mit Task Management
So werden beispielsweise seit dem Jahr 2023 beim Modehändler Bonita mit dem Task Manager Aufgaben vorselektiert und nach Prioritäten strukturiert, damit die Arbeit für die Mitarbeiter einfacher, schneller und effizienter zu erledigen ist. Das Storeteam kann seine jeweiligen Aufgaben auf einem Übersichtsbildschirm über sein Tablet sehen und erhält automatische Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe schnelle Aufmerksamkeit erfordert oder eine hohe Priorität hat.
Auch die optimale Gestaltung der Schaufenster profitiert von der Lösung. Die Task Manager Funktion Foto-Feedback gibt den Kollegen von Visual Merchandising einen klaren Überblick, wie die Kollektionen platziert sind. Dazu machen die Mitarbeiter einfach ein Foto der entsprechenden Produkte im Geschäft und fügen es der erledigten Aufgabe bei. Die Merchandising-Manager können dann sofortiges Feedback geben.
2. Echtzeit-Kommunikation
„Kommunikation ist das Wichtigste“ – dieser Aussage stimmen zwar die meisten Menschen zu, aber laut einer Gallup-Studie von 2020 glauben 87 Prozent der Mitarbeiter, dass in ihrem Unternehmen keine effektive interne Kommunikation stattfindet. Doch was bedeutet das für den Einzelhandel? Kommunikation ist mehr, als vierteljährlich in Meetings Informationen zu vermitteln. Vielmehr geht es darum, die Übersicht über alle Filialen, Mitarbeiter und Kunden hinweg zu haben. Und nicht zuletzt brauchen Mitarbeiter in direkter Kundennähe die nötigen Tools, um zu kommunizieren und Kunden schnell zu bedienen.
Laut Zebra‘s 16. globaler Kundenstudie bevorzugen 79 Prozent der Einzelhandelsmitarbeiter die Zusammenarbeit mit ihrem Team über ein mobiles Gerät in der Filiale, weil sie der Meinung sind, dass ihre Arbeit einen höheren Mehrwert für ihr Unternehmen hätte, wenn sie über die richtigen Tools verfügen würden.
Einfach mobil kommunizieren
Per Mobilgerät arbeitet die Filialkommunikationslösung Workcloud Communication von Zebra. Sie ermöglicht eine 1:1-Kommunikation und gibt den Mitarbeitern die Art von Messenger-Tool an die Hand, das in ihrem Privatleben alltäglich ist. Das Tool schafft die Basis für eine intelligente Sofort-Kommunikation auf jeder Unternehmensebene durch Peer-to-Peer-Instant-Messaging und Nachrichten zwischen Unternehmen und Außendienst.
Einzelhandels-Unternehmen können damit schnell und effektiv kommunizieren. Durch die direkte Ansprache vermeiden sie Unklarheiten und erreichen die Mitarbeiter in den Filialen auf schnelle und effektive Art und Weise. Die Technologie bietet auch die Möglichkeit, Vorlagen und Verteilerlisten zu erstellen und somit die Kommunikation mit den Mitarbeitern in der Filiale zu vereinfachen.
Baumarktkette Lowe’s: Vernetzung der Mitarbeiter
Bei der US-amerikanischen Baumarktkette Lowe’s arbeiten Mitarbeiter im gesamten Unternehmen mit Zebra Workcloud Communication über ihre Tablets und mobilen Handheld-Computer zusammen. Der Kontakt zu Einzelpersonen oder Gruppen mithilfe von Sprach- und Textnachrichten ist in allen Bereichen des Unternehmens möglich, einschließlich Parkplätzen, Gartencentern und anderen Außenbereichen, die vom Drahtlosnetzwerk abgedeckt sind.
Lowe’s konnte durch den Fokus auf Mobilität die Produktivität von Mitarbeitern steigern und Filialabläufe vereinfachen. Mobile Lösungen von Zebra ermöglichen es dem Einzelhändler, unterschiedliche Computing- und Kommunikationsgeräte in ein einziges Android-basiertes Betriebssystem (OS) der Enterprise-Klasse zu konsolidieren. Die Konsolidierung aller geschäftskritischen Workflow-Anwendungen und Kommunikationstools trug dazu bei, die Mitarbeitereffizienz zu steigern sowie Sicherheit und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu verbessern.
3. Personaleinsatzplanung macht produktiver
Die Personaleinsatzplanung spielt im Einzelhandel eine entscheidende Rolle, weil sie zur Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt und folglich der Kundenservice davon profitieren soll. Wichtiges Ziel eines effektiven Personaleinsatzes ist es, die Personalkosten an die Prognose des Kundenaufkommens anzupassen und Verluste durch Über- oder Unterbesetzung zu minimieren.
Bei einer effektiven Personaleinsatzplanung ist die richtige Anzahl von Mitarbeitern auf der Fläche und die Schichten stimmen mit dem vorhergesagten Bedarf überein. Die Planabdeckung garantiert, dass genügend Mitarbeiter eingeplant sind, um den prognostizierten Bedarf zu decken. Dabei soll eine Mindestabdeckung erreicht werden, es soll jedoch keine Überdeckung erfolgen.
Mobile Planung motiviert
Intelligentes Workforce Management: Eine KI-gestützte Personaleinsatzplanung wie die Workcloud Workforce Optimization Suite automatisiert den Planungsprozess und stellt sicher, dass die Mitarbeiter in der Filiale genaue Einsatzpläne erhalten, die ihre Präferenzen und Bedürfnisse berücksichtigen. Auch die Arbeitsbelastung in den Filialen wird bei der Personaleinsatzplanung einbezogen, sodass die richtige Anzahl von Mitarbeitern für Aufgaben in den Filialen eingeplant wird.
Selbstbedienungslösungen für Mitarbeiter sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung für die Motivation der Teams. Mit Self-Service-Lösungen können Mitarbeiter ihre Pläne und Zeiteinträge jederzeit einsehen, Schichten tauschen und Krankmeldungen senden – all das praktisch per Smartphone. Filialleiter erhalten die Anträge in Echtzeit und können sie genehmigen oder ablehnen, sobald sie eingehen
Planung spart Zeit und Geld
Eine Personaleinsatzplanung dauert oft Stunden – und selbst nach all der Zeit, die Filialleiter investiert haben, gibt es wieder Änderungen. Die Personaleinsatzplanungssoftware automatisiert den Planungsprozess und synchronisiert alle Verfügbarkeiten der Mitarbeiter, historische Daten und sogar Prognosen. Das spart wertvolle Zeit.
Mit der Workcloud Workforce Optimization Suite von Zebra planen Filialleiter nicht mehr von Hand. Sie erstellen Pläne elektronisch mit nur einem Mausklick. So verzeichnete beispielsweise das Unternehmen Vera Bradley, US-amerikanischer Designer von Damenhandtaschen, Reiseartikeln und Accessoires, seit der Einführung der Lösung eine Verbesserung der Effektivität der Zeitplanung von 25 – 50 Prozent aufgrund der Zuweisung von Arbeit gemäß der Kundennachfrage. Die Store-Mitarbeiter können nun pro Woche mindestens 15 Stunden zusätzlich im Verkaufsbereich verbringen.
Moderne Technologien integrieren
Die vorgestellten Lösungen verändern den Personaloptimierungsprozess und wirken sich positiv auf den gesamten Betrieb aus. Diese – auch jeweils allein einsetzbaren – leistungsstarken Lösungen vereinfachen die Personal- und Aufgabenverwaltung und vernetzen die Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt besser, um als Team zu agieren. Im Zusammenspiel erschließen Sie das Produktivitätspotenzial im Einzelhandel auf einzigartige Art und Weise.
