Der süddeutsche Denim-Spezialist Yeans Halle treibt seine Digitalstrategie voran und ersetzt seine bisherige, stark manuelle Personaleinsatzplanung durch die Workforce-Management-Plattform des schwedischen Technologie-Anbieters Quinyx. Die Lösung wurde in allen 14 Stores ausgerollt und soll sowohl Prozesse vereinheitlichen als auch den Arbeitsalltag der rund 250 Mitarbeiter deutlich erleichtern.
Bislang arbeitete Yeans Halle bei der Personaleinsatz-Planung mit einer Kombination aus Excel-Tabellen, einer veralteten Software und ergänzenden Papierlisten – eine Lösung, die weder intuitiv noch für die komplexen Abläufe im Modehandel geeignet war. Für die Stores bedeutete dies einen erheblichen Mehraufwand, da zentrale Planungsschritte weiterhin manuell erledigt werden mussten.
Mit der Einführung von Quinyx schafft das Modeunternehmen nun eine einheitliche Basis für Personalplanung, Kommunikation sowie Aufgabenmanagement und nutzt KI-gestützte Funktionen, um den Personaleinsatz deutlich präziser zu steuern. „Die Wahl fiel auf Quinyx, da unsere Mitarbeiter damit die Möglichkeit erhalten, smart und mobil miteinander umgehen zu können sowie schnelle, direkte Wege bei der Kommunikation zu nutzen“, erklärt Thomas Klein, Geschäftsführer von Yeans Halle.
Flexible Einsatzplanung per App
Ein Kern des Projekts ist die Work-Force-Management-App des Technologie-Anbieters, über die Mitarbeiter digitale Dienstpläne direkt auf Smartphone oder Tablet abrufen können. Zudem können sie Verfügbarkeiten hinterlegen, Dienste tauschen oder Abwesenheiten beantragen. Auch das Ein- und Abstempeln wurde digitalisiert. Die erfassten Zeiten fließen automatisiert in die Entgeltabrechnung per Datev.
Für die Store-Manager bedeutet das weniger Administration und eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Die Dienstpläne können vollständig webbasiert erstellt, angepasst und veröffentlicht werden. „Mit der Workforce-Management-Lösung setzen wir nicht nur auf eine moderne Technologie, die zum Handel passt, sondern sehen besonders unsere Filialen aufgrund des geringeren administrativen Aufwands und der Zeitersparnis in ihrem täglichen Betrieb unterstützt“, sagt Thomas Klein.
KI-Prognosen, integrierte Kommunikation und Aufgabensteuerung
Quinyx setzt im Hintergrund auf künstliche Intelligenz, die historische Umsatz- und Kundenfrequenzdaten aus dem vorherigen Jahr nutzt, um Personalbedarfe präziser vorherzusagen. Die automatisierte Schichtzuweisung beschleunigt die Planerstellung und sorgt für effizientere Besetzungen über den Tag hinweg.
Neben Planung und Zeiterfassung nutzt Yeans Halle auch den Quinyx Messangers, der alle arbeitsbezogenen Chats bündelt und damit die Kommunikation zwischen Teams und Führungskräften standardisiert. Der ebenfalls integrierte Mitarbeiter-Hub verbessert das Aufgabenmanagement: Store-Teams erhalten dort Aufgaben, Dokumente und Microlearning-Videos für die Schulung.
Starke Marktposition durch Übernahme von Concrete
Zu den Kunden von Quinyx im Handel zählen Swarovski, Gant, Rituals Cosmetics und die CBR Fashion. Mit der Übernahme des ebenfalls im Workforce Management des Handel erfolgreichen britischen Unternehmens Concrete im April 2022 kamen zahlreiche weitere Handelsunternehmen wie Calvin Klein, The North Face, Ted Baker, The Body Shop, Tommy Hilfiger, Victoria’s Secret, Tory Burch und Superdry dazu.
