Gastbeitrag: Der Handel unter Druck – Warum effizientes Workforce Management jetzt entscheidend ist
Unternehmen wie Müller & Egerer, Flink und Indigo verschaffen sich durch KI-gestützte Personaleinsatzplanung von Quinyx einen Wettbewerbsvorteil.
Sinkende Margen, steigende Personalkosten, kurzfristige Ausfälle und wachsende Erwartungen von Mitarbeitenden und Kunden – der Handel steht vor gewaltigen Herausforderungen. Die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, klingt einfach, ist aber in der Praxis alles andere als das. Die Personaleinsatzplanung ist zum strategischen Erfolgsfaktor geworden – und genau hier setzt Künstliche Intelligenz (KI) an, um die Effizienz zu steigern.
Sowohl deutsche Marken wie Flink und Müller & Egerer als auch internationale Handelsunternehmen wie beispielsweise der größte kanadische Buch- und Lifestyle-Händler Indigo Books & Music, dessen Erfolgsgeschichte weiter unten vorgestellt wird, haben die Vorteile von KI-basiertem Workforce Management früh erkannt und profitieren schon heute von einer einfacheren, datenbasierten und mitarbeiterzentrierten Planung.
Die größten Herausforderungen bei der Dienstplanung im Handel
Ob Supermarkt, Fashion-Store oder Drogeriemarkt – viele Handelsunternehmen kämpfen mit denselben Problemen: Über- und Unterbesetzung in den Vertriebsstätten, die Einhaltung komplexer Arbeitsgesetze, das Risiko sinkender Mitarbeiterzufriedenheit und der daraus resultierende Verlust von Wissen, wenn erfahrene Mitarbeitende ausscheiden.
Laut der Quinyx-Trendstudie ‘The State of the Frontline Workforce 2024’ leiden bis zu 76 Prozent der Beschäftigten unter arbeitsbedingtem Stress, oft verursacht durch zu lange Arbeitszeiten oder unfaire Dienstpläne. Die Folgen: höhere Fluktuation, steigende Kosten und am Ende unzufriedene Kunden. Dabei ist genau das vermeidbar – mit moderner, datenbasierter Planung, die Transparenz schafft und die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigt.
Wie KI das Workforce Management revolutioniert
Workforce Management (WFM) bedeutet, das vorhandene Personal optimal einzusetzen, also die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu beschäftigen. Digitale Systeme machen das, was viele Jahre manuell bewältigt werden musste, heute weitaus schneller und einfacher, doch KI entfaltet das volle Potenzial.
KI-gestützte WFM-Lösungen wie die Software von Quinyx analysieren historische und aktuelle Daten – etwa zu Kundenfrequenzen, Feiertagen oder Werbeaktionen – und erstellen daraus präzise Bedarfsprognosen. So entstehen Dienstpläne, die Nachfrage, Gesetze und Mitarbeiterwünsche automatisch in Einklang bringen.
Selbst kurzfristige Änderungen, zum Beispiel durch Krankmeldungen, werden auf Knopfdruck angepasst. Moderne Systeme prüfen dabei automatisch arbeitsrechtliche Vorgaben, berücksichtigen Tarifbestimmungen und minimieren Planungsfehler. Das führt letztendlich zu weniger Stress, mehr Fairness und Planungssicherheit für alle Beteiligten.
Sechs Vorteile von KI im Workforce Management
Die Vorteile für Handelsunternehmen liegen auf der Hand:
1. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Faire Dienstpläne und die Berücksichtigung von individuellen Verfügbarkeiten schaffen Vertrauen und Motivation.
2. Skalierbarkeit
KI bleibt effizient, egal, ob für 200 oder 20.000 Mitarbeitende. Bei manueller Planung hingegen steigen Zeitaufwand und Planungs-Verantwortlichkeiten.
3. Umsatzsteigerung
Durch bedarfsgenaue Personal-Einsatzplanung sind immer genug Mitarbeitende vor Ort, um Kunden optimal zu betreuen. Umsatzeinbußen aufgrund von unterbesetzten Teams gehören damit der Vergangenheit an.
4. Optimale Nutzung der Ressourcen
KI gleicht Lastspitzen automatisch aus und reduziert unnötige Mehrarbeit. Peaks können daher mit vorhandenem Personal besser abgefedert und Überstunden reduziert werden.
5. Zeitersparnis
Automatisierte Dienstpläne senken den administrativen Aufwand massiv. So bleibt mehr Zeit für die Beratung von Kunden sowie die Betreuung der Mitarbeitenden, was letztlich die Motivation in den Teams stärkt.
Praxisbeispiel: Indigo Books & Music setzt auf KI
Der größte kanadische Buch- und Lifestyle-Händler Indigo Books & Music stand vor ähnlichen Herausforderungen wie viele Handelsunternehmen in Europa: regionale Arbeitsgesetze, starke saisonale Schwankungen und hoher Planungsaufwand. Bei 4.800 Mitarbeitenden an 175 Standorten war das eine Mammutaufgabe.
Mit der KI-gestützten Lösung von Quinyx konnte Indigo seine Personal-Einsatzplanung vollständig digitalisieren und automatisieren. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, höhere Prognose-Genauigkeit und mehr Zufriedenheit durch transparente Wunschdienstpläne.
Lisa Nordin, Vice President Retail Experience & Operations von Indigo, bringt es auf den Punkt: „Wenn wir den Mitarbeitenden die Schichten geben können, die sie gern hätten, erzielen wir bessere Ergebnisse – weil die Menschen dann arbeiten, wenn sie am produktivsten sind.“ Das Beispiel zeigt, dass KI nicht nur ein Effizienz-Booster ist, sondern auch ein Instrument für bessere Arbeitskultur.
Erste Schritte für Handelsunternehmen
Der Einstieg in KI-gestütztes Workforce Management ist einfacher, als viele denken. Lösungen wie die von Quinyx sind cloudbasiert, intuitiv bedienbar und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren – ohne zusätzliche Hardware.
Im neuen Whitepaper „So profitiert der Handel von KI im Workforce Management“ von Quinyx erhalten Händler einen detaillierten Überblick über branchenspezifische Herausforderungen, Anwendungsfälle und praxisrelevante Beispiele.
KI im Workforce Management ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist heute schon der entscheidende Wettbewerbsfaktor im Handel. Wer jetzt agiert, sichert sich motivierte Mitarbeitende, eine zufriedene Kundschaft und letzten Endes nachhaltigen Erfolg.
