Mit Bayards Technologie Byrd hat die Douglas Group die Stammdatenbeschaffung für ihr stationäres und E-Commerce-Geschäft einheitlich optimiert. Die Lösung ermöglicht Europas führendem Omnichannel-Anbieter für Premium-Beauty automatisierte Qualitätschecks des Product Contents seiner Lieferanten.
Byrd wurde vollständig mit SAP Retail und SAP Hybris integriert und unterstützt die Erstellung individueller Excel-Artikelpässe. Für die Anbindung an das Global Data Synchronisation Network (GDSN) setzt die Douglas Group nun auf den in Byrd integrierten GDSN-Datenpool b-synced. Zudem nutzt der Omnichannel-Anbieter für Premium-Beauty die KI-Lösung von Bayard zur automatischen Warenklassifikation.
Um ihre führende Marktposition in Zeiten des harten Online-Wettbewerbs sichern und ausbauen zu können, hat die Douglas Group sowohl ihr Sortiment als auch ihren Product Content über die Vertriebskanäle hinweg deutlich erweitert. Die Anzahl an SKUs lag im Jahr 2023 bereits bei rund 193.000 SKUs in Deutschland. Doch nicht nur die Zahl der Produkte, sondern auch die der bei Lieferanten angeforderten Artikelattribute, um Kundinnen und Kunden sowohl online als auch in den Filialen bestmöglich zu Produkten zu informieren, stieg seit 2018 um mehr als 40 Prozent.
Ende der Iteration per Telefon
Mit stetiger Zunahme von Neulistungen wurde die Beschaffung und Qualitätssicherung des Product Contents vor der Einführung von Byrd für die Teams immer herausfordernder. So musste die Vollständigkeit und Richtigkeit der per Excel übermittelten Daten zuvor iterativ per E-Mail oder Telefon mit den Lieferanten abgeglichen werden. Waren die beteiligten Mitarbeiter nicht erreichbar, verzögerten sich Listungen teilweise deutlich. Zusätzliche Anforderungen wie die Prüfung und Dokumentation von Sicherheitsdaten und Sicherheitsdatenblättern erhöhten den Aufwand für das Product Content Management immer weiter.
Ziel des Projekts mit Bayard war es, die Datenbeschaffung und -optimierung für den Listungsprozess im SAP Retail-System sowie die Content-Beschaffung für den E-Commerce-Bereich auf einer einheitlichen Plattform abzubilden. Dabei sollte die Qualität der Daten so weit wie möglich automatisch geprüft werden, sodass Douglas möglichst vollständigen Content erhält. Korrekturen sollten die Lieferanten direkt im Tool b-managed von Bayard selbst vornehmen können. Ziel war dabei von Anfang an, ein System und Prozesse einzuführen, die in die international unterschiedlichen SAP-Systeme des stationären und E-Commerce-Geschäfts der Douglas Group integriert werden können.
Transparent und Datenqualität
Mit der Lösung Byrd von Bayard ist es der Douglas Group gelungen, eine einheitliche Plattform für das kooperative Product Content Management mit Geschäftspartnern zu schaffen. Ihnen stehen dank Byrd nun unterschiedliche Wege der Datenbereitstellung sowohl für den Listungsprozess als auch für den zusätzlichen E-Commerce-Content zur Verfügung. Die Lösung von Bayard validiert die Datensätze automatisch, verhindert die Freigabe unvollständigen oder offensichtlich fehlerhaften Product Contents und erlaubt den Benutzern direkte Korrekturen in einem nutzerfreundlichen Portal. Byrd gibt dabei jederzeit Transparenz über Datenqualität und offene To-dos.
Durch die Einführung von Byrd konnte die Douglas Group so den Listungsprozess beschleunigen und Artikel schneller in die Regale der Filialen und Online-Shops von Douglas und Parfumdreams bringen. Bis März 2024 konnten bereits über 2.100 Lieferanten mit mehr als 150.000 Produkten in fünf Ländern über Byrd integriert werden.
Komplexe Validierungsregeln
Die Lieferanten stellen ihre unterschiedlichen Produktdaten für Listung und E-Commerce nun einheitlich an einer Stelle entweder durch Excel-Upload, Datenpflege im Portal oder ab 2024 auch über das Global Data Synchronisation Network (GDSN) bereit. Dabei können sie die auch schon vor Einführung von Byrd verwendeten Excel-Sheets für die Listung, den Online-Shop und die Sicherheitsdaten weiterverwenden.
Byrd prüft den bereitgestellten Product Content auf Basis komplexer Validierungsregeln automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität und gibt die Daten erst dann für die Douglas Group frei, wenn sie durch den Lieferanten im nutzerfreundlichen Portal b-managed von Byrd komplettiert und korrigiert wurden. Erst wenn die Daten vollständig und fehlerfrei sind, lädt die Douglas Group diese in die unterschiedlichen SAP-Anwendungen für das stationäre und E-Commerce-Geschäft.
Urlaub bremst nicht länger
Während dieses Prozesses der Product-Content-Akquise stellt Byrd sowohl für die Lieferanten als auch die Douglas Group größtmögliche Transparenz über alle Vorgänge her. Die Bearbeitung ist nicht mehr an bestimmte Personen gebunden, sondern kann von berechtigten Kollegen fortgesetzt werden, wenn die ursprünglich zuständigen Master Data Manager abwesend sind. Über die Workflow-Engine von Byrd steuert die Douglas Group ihre Product-Content-Beschaffungsprozesse bis hin zu den Lieferanten und kann die Daten mit unterschiedlicher Priorität einfordern und durch die Hersteller optimieren lassen.
Hürden gemeistert
Mit Bayard ist es der Douglas Group gelungen …
... eine einheitliche Lösung für die Product-Content-Akquise bei ihren Lieferanten für alle Vertriebskanäle zu schaffen.
… den Lieferanten unterschiedliche Formen der Datenbereitstellung zu eröffnen.
… komplexe Validierungen zur Sicherung der Datenqualität zu automatisieren.
… ein volatiles Datenmodell und abweichende Formate im internationalen Geschäft zu unterstützen.
… die unterschiedlichen SAP-Systeme für Listung und E-Commerce bidirektional anzubinden.
… eine Workflow-Engine sowie eine Nutzerverwaltung zu schaffen, die sicherstellt, dass anstehende Aufgaben von allen Berechtigten im Team nach ihrer Dringlichkeit bearbeitet werden können.
… die Douglas-eigene Klassifizierung mit Hilfe von KI weitgehen zu automatisieren.
… für beide Seiten eine hohe Transparenz über die Datenqualität und den Artikelstatus herzustellen.
… die Anbindung der Lieferanten über das Global Data Synchronisation Network (GDSN) zu optimieren.
Im Projekt ist es auch gelungen, eine bidirektionale Anbindung der SAP-Systeme an Byrd herzustellen. Dadurch werden zum Beispiel Artikelnummern, die erst bei der Listung durch das SAP Retail-System vergeben werden, aber auch Bestandsinformationen und Details zur Neulistung über Byrd aus den Systemen des stationären Handels auch dem E-Commerce-Bereich zur Verfügung gestellt.
Leichter für Lieferanten
„Mit Byrd konnten wir Prozesse automatisieren und zusätzliche Transparenz herstellen“, erklärt Eva Hoppe, Project & Process Managerin Global Data Quality E-Com bei der Douglas Group. Zudem beschleunige die automatisierte Validierung der Daten den Product-Content-Beschaffungsprozess erheblich.
Der Einsatz von Byrd erleichtert zugleich auch die Arbeit für die Lieferanten der Douglas Group. So berichtet Anh Thu Nguyen, Senior Project Managerin & Market Data Specialist für die SAP Retail-Listung von Douglas, dass sich viele Hersteller darüber freuen würden, die Rückmeldung zu ihrer Datenqualität direkt in Byrd zu bekommen. Der Wegfall des arbeitsintensiven und fehleranfälligen E-Mail-Austauschs von Masterfiles zur Fehlerkorrektur hilft, die Prozesse auf beiden Seiten erheblich zu verschlanken.
GDSN mit b-synced
„Ein wichtiger Vorteil von Byrd ist, dass der Prozess der Datenakquise nicht mehr an einzelne Personen gebunden ist. Wenn zum Beispiel ein Kollege im Urlaub ist, kann ein anderer mit der entsprechenden Rollen-Berechtigung nahtlos an dem Vorgang weiterarbeiten“, erklärt Anh Thu Nguyen. „Vor der Einführung von Byrd waren Korrekturläufe auch nicht mit einer E-Mail getan – das ging häufig vielfach hin und her, bis die Daten stimmig waren.“
Seit 2024 nutzt die Douglas Group auch den in Byrd integrierten GDSN-Datenpool b-synced. So können die Lieferanten ihre Daten nun auch automatisiert über das Global Data Synchronisation Network (GDSN) einreichen.
Nachdem die Douglas Group bereits in fünf Ländern für die Listung in SAP Retail und in sieben Ländern für den E-Commerce erfolgreich über Byrd mit seinen Lieferanten zusammenarbeitet, wird im nächsten Schritt ein europa- und gruppenweiter Roll-Out angestrebt.
Klasse klassifiziert mit KI
Um ihre interne Produkt-Klassifizierung – die vom GS1 Standard GPC abweicht – der per GDSN empfangenen Artikeldaten zu automatisieren, setzt die Douglas Group auf die KI-Lösung b-classified von Bayard. Diese wurde im Projekt mit den bestehenden Produktdaten des Omnichannel-Anbieters für Premium-Beauty trainiert und kann nun in den allermeisten Fällen die Douglas-interne Klassifizierung neuer Artikel automatisiert vornehmen. Dabei erkennt die Lösung auch, wie treffsicher sie im Einzelfall ist und übergibt Zweifelsfälle den Master Data Managern der Douglas Group zur manuellen Klassifizierung.
