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Simple System optimiert Prozesse mit Salesforce und CAS AG

Die E-Procurement-Spezialisten von Simple System haben sich mit Hilfe der Berater der CAS AG die Grundlagen geschaffen, die sie für ihr rasantes Wachstum brauchen. Durch die Einführung von Salesforce als Cloud-basiertes CRM ist es dem Tochterunternehmen der Hoffmann Group gelungen, seine Prozesse weiter zu digitalisieren und eine umfassende Sicht auf alle Geschäftspartner zu schaffen: Nicht nur auf Kunden, sondern auch auf Lieferanten.

Das hohe zweistellige Wachstum über mehrere Jahre hat Simple System an Grenzen gebracht, hinter denen die Mitarbeiter die Komplexität der Beziehung zu Lieferanten und Kunden der Plattform nicht länger durch den persönlichen Austausch miteinander stemmen können. Eine einheitliche Sicht sowohl auf die Lieferanten als auch die Kunden musste her.

Die Münchener Beschaffungs-Experten entschieden sich, die notwendige Digitalisierung der Prozesse mit der Sales Cloud von Salesforce zu realisieren. Es war ihnen bewusst, dass sie aufgrund der Komplexität der Plattform-Prozesse einen erfahrenen Partner für die Einführung brauchten. Diesen fanden sie mit der CAS AG.

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Nah am Salesforce Standard

Die profunde Expertise der Berater der CAS AG mit Salesforce-Einführungen war für die Entscheider von Simple System ausschlaggebend. Denn die Herausforderung war groß und der Zeitplan straff. Nicht nur, dass sowohl Kunden als auch Lieferanten als Partner in Salesforce geführt werden sollten und das Beschaffungswesen naturgemäß mehrstufige Rollenkonzepte in komplexen Unternehmensgruppen umfasst — Simple System legte großen Wert darauf, so nah wie möglich am Salesforce-Standard zu bleiben.

„Die Berater der CAS AG haben diese Anforderung sehr gut umgesetzt“, berichtet Michael Petri, Managing Director von Simple System: „Sie haben uns unterstützt, unsere Prozesse anzupassen und zu optimieren. Einfach was an Salesforce dranprogrammieren, können viele. Die Kunst war, nah am Salesforce-Standard zu bleiben.“ Die Berater von der CAS AG hätten die spezifischen Prozesse und die Rollen bei Simple System in Gesprächen und Workshops mit Mitarbeitern sehr gut analysiert und geholfen diese so weiterzuentwickeln, dass sowohl Kunden- als auch Lieferantenmanager den größtmöglichen Nutzen aus Salesforce ziehen können und alle Vorgänge transparent sind.

Onboarding zentral abgebildet                     

Mit der Salesforce-Einführung ist es Simple System nicht nur gelungen, die eigenen Sales-Prozesse zu digitalisieren, sondern alle Vorgänge mit seinen Geschäftspartnern abzubilden. Auch gelang es, das Onboarding neuer Kunden und neuer Lieferanten zentral abzubilden und deutlich effizienter zu gestalten. Musste zuvor für jeden Lieferanten, der neu mit der Plattform arbeiten wollte, zunächst ein eigenes Ticket erstellt werden, geschieht das nun automatisch. Alle Informationen zum mehrstufigen Anmeldeprozess stehen den Mitarbeitern nun nutzerfreundlich auf einen Blick bereit.

Mit Unterstützung der Berater der CAS AG ist es gelungen, die Prozesse der Beschaffungs-Spezialisten fließend über ihre E-Procurement-Plattform und Salesforce hinweg zu verzahnen. So können die Mitarbeiter nicht nur neue Kunden- und Lieferantenbeziehungen in Salesforce anlegen, sondern sehen dort auch für jeden einzelnen Geschäftspartner die relevanten Bewegungsdaten, Umsätze und weiteren spezifische KPIs. Medienbrüche wurden konsequent verhindert, indem unter anderem Microsoft Outlook mit Salesforce synchronisiert wird. 

Komplexe Prozesse digitalisiert

„Uns war von Anfang an klar, dass das keine gewöhnliche Einführung von Salesforce wird“, sagt Michael Petri von Simple System. „Die CAS AG hat sich die Zeit genommen, den Kern der Wertschöpfung unseres Unternehmens und unser spezifisches Geschäftsmodell zu verstehen und dieses in Salesforce abzubilden.“

Nicht zuletzt gelang es, den ehrgeizigen Fahrplan einzuhalten. Bereits sechs Wochen nach dem Kick-off des Projektes war Salesforce für alle Kunden- und Lieferantenmanager eingeführt. Glücklich ist Michael Petri damit, dass es durch das agile Projektmanagement der Berater von der CAS AG tatsächlich gelang, die Prozesse während der Einführung zu optimieren.

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Björn Weber

Björn Weber ist seit über 20 Jahren als Journalist, Analyst und Berater auf den Einzelhandel und die Konsumgüterindustrie spezialisiert. Bevor er die Agentur Fourspot gründete, bei der The Retail Optimiser erscheint, leitete er die internationale Analysten-Gruppe LZ Retailytics. Zuvor war er Research Director Retail Technology und Deutschlandchef von Planet Retail. Björn Weber war davor acht Jahre lang Redakteur für IT & Logistik-Themen der Lebensmittel Zeitung. Björn Weber ist Mitglied der Jury des Retail Technology Awards (Reta Europe) des EHIs. Er ist regelmäßiger Sprecher auf Veranstaltungen des EHIs, der NRF, der Branchenmedien sowie des Consumer Goods Forums.

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